Unterlagen für Ihre Prüfung

Dies ist ein Gerüst, kein fertiger Vertrag. Es benennt, was geregelt werden muss, und hält die technischen Tatsachen fest, die nur aus der Anwendung selbst kommen können. Der Wortlaut gehört vor der Inbetriebnahme über den Tisch einer Anwältin oder eines Anwalts.

Wer hier mit wem

• Verantwortlicher ist die Kanzlei beziehungsweise das Maklerbüro. Sie entscheidet, welche Unterlagen von wem erhoben werden.
• Auftragsverarbeiter ist der Betreiber dieser Anwendung.
• Ohne einen wirksamen Vertrag nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO darf eine Kanzlei diese Anwendung nicht einsetzen. Das ist keine Formalie, sondern Voraussetzung.

Der Punkt, der über den Standard hinausgeht

Verschwiegenheit nach § 203 StGB

Anwältinnen und Anwälte sind Berufsgeheimnisträger. Seit der Reform von 2017 dürfen sie Dienstleister einschalten — aber nur, wenn diese ausdrücklich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.

Ein üblicher SaaS-Vertrag enthält das nicht. Hier ist zu regeln:

• Verpflichtung des Betreibers und jeder Person, die bei ihm Zugang zu den Systemen hat, auf das Berufsgeheimnis
• Weitergabe dieser Verpflichtung an jeden Unterauftragnehmer
• Folgen eines Verstoßes

Ohne diese Klausel ist der Vertrag für Anwaltskanzleien nicht brauchbar.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Die Anwendung ist nicht als führendes System für Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO ausgelegt. Ihre Kerntätigkeit ist Dokumentenlogistik.

Ob im Einzelfall solche Daten verarbeitet werden, entscheidet der Verantwortliche durch die Wahl seiner Vorlagen und der einzelnen Positionen. Die Anwendung schreibt das weder vor noch schließt sie es aus.

Beispiel: Die mitgelieferte Vorlage „Sozialrecht Widerspruch" sieht ärztliche Unterlagen als freiwillige Position vor, weil sie im Sozialrecht Gegenstand des Verfahrens sein können. Dass die Position optional und ausdrücklich benannt ist, dokumentiert zugleich die Zweckbindung.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind so ausgelegt, dass sie auch für solche Daten angemessen sind — Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung, Protokollierung und Löschfristen. Es gibt keine abgeschwächte Fassung mit dem Argument, es seien ja nur gewöhnliche Daten. Siehe die Anlage.

Daraus folgt für diesen Vertrag:

• Der Verantwortliche entscheidet über den Einsatz und trägt dafür die Verantwortung, einschließlich einer etwaigen Datenschutz-Folgenabschätzung.
• Der Auftragsverarbeiter unterstützt ihn dabei im Rahmen von Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe f. Der Umfang dieser Unterstützung ist hier zu regeln.

Was sonst zu regeln ist

• Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung
• Art der Daten und Kreis der Betroffenen
• Weisungsgebundenheit und Umgang mit rechtswidrigen Weisungen
• Technische und organisatorische Maßnahmen — siehe die eigene Anlage
• Unterauftragnehmer, Zustimmung und Widerspruchsrecht — siehe die eigene Anlage
• Unterstützung bei Betroffenenrechten
• Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
• Löschung und Rückgabe nach Ende des Auftrags (Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g)
• Nachweise und Kontrollrechte des Verantwortlichen

Was die Anwendung dazu beiträgt

Diese Angaben stammen aus dem gebauten Zustand und sind belastbar:

• Ein Löschkonzept mit automatischer Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
• Datenauskunft und -export für eine Organisation, damit der Verantwortliche seinen Pflichten nach Artikel 15 und 20 nachkommen kann
• Vollständiges Löschen einer Organisation nach Ende des Auftrags
• Ein Ereignisprotokoll, das die Rechenschaftspflicht nach Artikel 5 Absatz 2 stützt
• Die technischen Maßnahmen im Einzelnen — siehe die Anlage

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Hinweis: Dieser Text ersetzt keine rechtliche Beratung und ist als Vertrag nicht verwendbar. Er ist die Grundlage für das Gespräch mit einer Anwältin.

Nach Artikel 32 DSGVO. Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Dieses Dokument beschreibt, was die Anwendung tatsächlich tut. Es ist keine Absichtserklärung, sondern eine Beschreibung des gebauten Zustands. Wo eine Maßnahme noch nicht wirksam ist, steht das ausdrücklich dabei.

Der Maßstab ist bewusst der höhere. Die Maßnahmen sind so ausgelegt, dass sie auch für besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO angemessen sind — obwohl die Anwendung dafür nicht als führendes System gedacht ist. Es gibt keine abgeschwächte Fassung mit dem Argument, es seien ja nur gewöhnliche Daten. Wer im Einzelfall solche Daten verarbeitet, soll das nicht gegen die Technik tun müssen.

1. Trennung der Mandanten voneinander

Die wichtigste Maßnahme in dieser Anwendung. Jede Kanzlei und jedes Maklerbüro sieht ausschließlich die eigenen Daten.

• Die Trennung ist in der Struktur verankert, nicht in der Sorgfalt der Entwicklung: Eine Datenbankabfrage ohne Angabe der Organisation führt zu einem Programmabbruch, nicht zu einem Ergebnis. Das Vergessen eines Filters ist damit ein Fehler, der sofort auffällt, und kein stilles Datenleck.
• Der Zugriff auf fremde Daten ergibt 404 und nicht 403. Ein 403 würde bestätigen, dass es den Datensatz gibt; durch bloßes Durchprobieren ließe sich sonst herausfinden, welche Vorgänge existieren.
• Eine eigene Testklasse prüft für jede Adresse, über die man an fremde Daten kommen könnte, fünf Dinge: fremdes Objekt ergibt 404, der abgewiesene Zugriff hat nichts verändert, eigene Daten sind erreichbar, das Betreiberkonto kommt nicht heran, ohne Anmeldung wird umgeleitet. Diese Tests dürfen niemals übersprungen werden; ein weiterer Test wacht darüber.

2. Zugangskontrolle

• Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort, mindestens zwölf Zeichen, Abgleich gegen eine Liste bekannter Passwörter.
• Passwörter werden mit Argon2 gespeichert und sind nicht rückrechenbar.
• Zwei-Faktor-Anmeldung ist für Inhaber verpflichtend und für alle übrigen möglich. Wiederherstellungscodes werden einmalig angezeigt.
• Keine offene Selbstregistrierung. Ein Zugang entsteht nur auf Einladung oder mit einem Code, den der Betreiber vergibt.
• Fünf Fehlversuche, dann fünfzehn Minuten Sperre.

3. Der Zugang für Mandanten

Mandanten und Kunden bekommen einen Link und kein Benutzerkonto.

• Der Link enthält einen Zufallswert aus 43 Zeichen. In der Datenbank steht er nur als Streuwert; im Klartext existiert er in der E-Mail an den Empfänger. Wer die Datenbank liest, kann daraus keinen Link herstellen.
• Gültigkeit dreißig Tage, jederzeit widerrufbar mit sofortiger Wirkung.
• Für Kanzleien zusätzlich ein sechsstelliger Zugangscode, ebenfalls nur als Streuwert gespeichert. Er wird ausdrücklich nicht in derselben E-Mail mitgeteilt wie der Link.
• Fünf Fehlversuche, dann fünfzehn Minuten Sperre.

4. Umgang mit hochgeladenen Dateien

• Der Dateityp wird am Inhalt geprüft, nicht am Namen. Eine als `rechnung.pdf` benannte ausführbare Datei wird abgelehnt.
• Jede Datei durchläuft eine Virenprüfung (ClamAV). Erst danach wird sie freigegeben. Ist die Prüfung nicht möglich, bleibt die Datei gesperrt — offen bei der Annahme, geschlossen bei der Herausgabe.
• Dateien werden niemals über einen direkten Speicher-Link ausgeliefert, sondern nur über einen Endpunkt, der Anmeldung und Organisationszugehörigkeit prüft. Die Auslieferung erzwingt das Speichern statt der Anzeige im Browser.
• Auf der Festplatte steht der ursprüngliche Dateiname nicht. Gespeichert wird unter einer Zufallskennung.
• Der Speicher ist nicht öffentlich lesbar.

5. Verschlüsselung

Auf dem Transportweg

• Ausschließlich verschlüsselt (TLS), mit HSTS.
• Sicherheitskopfzeilen: Content-Security-Policy ohne `unsafe-inline`, `X-Frame-Options: DENY`, `X-Content-Type-Options: nosniff`, `Referrer-Policy: strict-origin`.
• Die Empfängerseite lädt nichts von fremden Servern und setzt keine Cookies zu Werbezwecken. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht nötig.

Im Ruhezustand

• Hochgeladene Dateien werden beim Speicheranbieter serverseitig verschlüsselt abgelegt (AES-256). Das ist in der Anwendung fest eingestellt, nicht dem Zufall der Anbietervorgabe überlassen.
• Passwörter mit Argon2, nicht rückrechenbar.
• Zugangstoken und Zugangscodes der Empfänger nur als Streuwert. Wer die Datenbank liest, kann daraus keinen Link herstellen.
• Die tägliche Sicherung der Datenbank wird verschlüsselt abgelegt, und zwar mit einem öffentlichen Schlüssel: Der Server kann verschlüsseln, aber nicht entschlüsseln. Der private Schlüssel liegt nicht auf dem Server. Wer ihn übernimmt, bekommt die Sicherungen also nicht dazu.
• Verschlüsselter Datenbereich auf dem Server. Datenbank, Docker-Daten, Sicherungen und das Projektverzeichnis liegen in einem verschlüsselten Behälter (LUKS2, AES) — ebenso die Zwischendateien, die beim Hochladen und beim Sichern entstehen. Wogegen das schützt: Wird der virtuelle Datenträger kopiert, zurückgegeben oder entsorgt, sind die Daten ohne die Schlüsseldatei nicht lesbar. Wogegen nicht: Der Bereich wird beim Hochfahren automatisch geöffnet, und die Schlüsseldatei liegt auf derselben Maschine. Wer Zugriff auf das laufende System oder auf das Wirtssystem des Hosters hat, liest mit. Das leistet nicht die Anwendung, sondern der Betrieb.

6. Protokollierung und Nachweisbarkeit

Ein Ereignisprotokoll hält fest: Anmeldungen einschließlich fehlgeschlagener, Anforderung erstellt und widerrufen, Link aufgerufen, Datei hoch- und heruntergeladen, Nutzer eingeladen und entfernt, Rolle geändert, Erinnerungen, Eskalationen, Funde der Virenprüfung.

Je Eintrag: Zeitpunkt, Organisation, handelnde Person oder „Empfänger", Vorgang, betroffenes Objekt und die gekürzte und gehashte IP-Adresse — die vollständige Adresse wird nicht gespeichert.

Einträge werden angelegt und nie geändert.

Was in keinem Protokoll erscheint: der Zugangstoken des Empfängers. Er steht in der Adresse der Empfängerseite, und Webserver wie Anwendungen schreiben Adressen üblicherweise mit. An allen drei Stellen, an denen das hier geschähe — Zugriffsprotokoll des Webservers, Anwendungsprotokoll, Fehlerüberwachung — wird er vor dem Schreiben durch einen Platzhalter ersetzt. Ebenso wenig erscheinen Suchbegriffe, die Mandantennamen enthalten können.

7. Verfügbarkeit

• Serverstandort Deutschland.
• Tägliche Sicherung der Datenbank, verschlüsselt, Aufbewahrung dreißig Tage. Jede Sicherung wird unmittelbar nach dem Erstellen in eine Wegwerf-Datenbank zurückgespielt und nachgezählt; schlägt das fehl, wird sie nicht abgelegt und es wird nichts Älteres gelöscht. Eine Sicherung, die noch nie zurückgespielt wurde, ist keine Sicherung.
• Die neuesten sieben Sicherungen bleiben unabhängig vom Alter erhalten, damit eine Reihe fehlgeschlagener Läufe nicht dazu führt, dass am Ende nur noch eine einzige übrig ist.
• Die Anwendung läuft in Containern; ein Ausfall eines Bestandteils führt nicht zum Verlust von Daten.

8. Eignung für besondere Kategorien

Die Anwendung ist nicht als führendes System für Daten nach Artikel 9 DSGVO gedacht. Ob solche Daten im Einzelfall verarbeitet werden, entscheidet der Verantwortliche durch die Wahl seiner Vorlagen und Positionen.

Die Maßnahmen sind trotzdem darauf ausgelegt. Im Einzelnen:

| Anforderung | Wie sie erfüllt wird | |---|---| | Verschlüsselung | TLS auf dem Transportweg, verschlüsselter Datenbereich auf dem Server, serverseitige Verschlüsselung der Dateien im Ruhezustand, verschlüsselte Sicherungen mit einem Schlüssel außerhalb des Servers, Argon2 für Passwörter, Streuwerte für Zugangstoken | | Zugriffsbeschränkung | Trennung der Mandanten in der Struktur, Rollen, Zwei-Faktor-Pflicht für Inhaber, geschlossene Registrierung, geschützter Download-Endpunkt | | Protokollierung | Ereignisprotokoll über jeden Zugriff auf eine Datei, nur anlegen, nie ändern | | Löschfristen | Löschkonzept mit automatischer Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, Vorwarnung vierzehn Tage vorher, Löschung im Ereignisprotokoll | | Zweckbindung | Positionen, die Gesundheitsdaten zum Gegenstand haben, sind in den mitgelieferten Vorlagen optional und ausdrücklich benannt, nicht Pflicht. Als Beifang können besondere Kategorien aber auch in Pflichtpositionen stehen — etwa die Konfession auf Lohnabrechnungen oder Schlüsselzahlen auf dem Führerschein |

9. Was noch nicht wirksam ist

Diese Liste wird gepflegt und nicht beschönigt.

• Die Anwendung ist zum Stand dieses Dokuments noch nicht in Betrieb. Angaben zu Sicherung und Serverstandort beschreiben den vorgesehenen Betrieb.
• Die Virenprüfung ist eingebaut und geprüft, wird aber erst mit der Inbetriebnahme auf dem Server eingeschaltet. Solange sie aus ist, bleibt jede Datei gesperrt.
• Der verschlüsselte Datenbereich ist am 10. Oktober 2026 eingerichtet worden (Abschnitt 5), einschließlich Neustart-Probe. Die serverseitige Verschlüsselung der hochgeladenen Dateien ist in der Anwendung eingestellt und wirkt, sobald der Speicherdienst eingerichtet ist.
• Das Sicherungsverfahren ist gebaut und beschrieben, aber noch nie auf einem Server gelaufen. Der erste Durchlauf einschließlich einer Wiederherstellung von Hand gehört zur Inbetriebnahme.
• Die Sicherung liegt auf demselben Server wie die Datenbank. Gegen den Verlust einzelner Daten hilft das, gegen den Verlust der Maschine nicht. Ein automatischer Abzug an einen zweiten Ort ist nicht gebaut — er wäre ein weiterer Auftragsverarbeiter und braucht eine eigene Entscheidung.
• Die Sicherung umfasst die Datenbank, nicht die hochgeladenen Dateien. Diese liegen beim Speicheranbieter, der seine eigene Haltbarkeit mitbringt.

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Hinweis: Dieses Dokument beschreibt technische Tatsachen zuverlässig. Ob es den rechtlichen Anforderungen in Form und Vollständigkeit genügt, ist von einer Anwältin oder einem Anwalt zu prüfen — insbesondere im Zusammenspiel mit § 203 StGB.

Nach Artikel 28 Absatz 2 DSGVO. Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Diese Liste nennt jeden Dienstleister, der im Rahmen des Betriebs mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen kann. Sie wird gepflegt; eine Änderung wird den Auftraggebern vorher mitgeteilt.

Derzeit eingesetzt

Zum Stand dieses Dokuments ist die Anwendung noch nicht in Betrieb. Die folgenden Dienstleister sind beauftragt oder vorgesehen.

Serverbetrieb

• Anbieter: netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe
• Zweck: Betrieb der Anwendung und der Datenbank
• Ort der Speicherung: Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland
• Auftragsverarbeitungsvertrag: nach Artikel 28 DSGVO, abgeschlossen am 12. September 2026 (Vorlage des Anbieters, Version 7, Stand Juli 2026)
• Stand: beauftragt, noch nicht in Betrieb

Der Anbieter gehört zur Unternehmensgruppe Anexia und setzt nach seinem Vertrag diese weiteren Auftragsverarbeiter ein:

• Anexia Holding GmbH, Feldkirchner Straße 140, 9020 Klagenfurt, Österreich: Unterstützungsleistungen, etwa bei behördlichen Anfragen und bei der Abrechnung
• Anexia Cloud Solutions GmbH, Feldkirchner Straße 140, 9020 Klagenfurt, Österreich: Infrastrukturleistungen im Rechenzentrum und Bereitstellung von Personal
• Anexia Cloud Solutions GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland: Infrastrukturleistungen im Rechenzentrum und Bereitstellung von Personal

Der Server steht in Nürnberg. Nach dem Vertrag des Anbieters kann die Verarbeitung durch Personal der gesamten Unternehmensgruppe erfolgen, einschließlich der Gesellschaften in Österreich. Alle genannten Gesellschaften haben ihren Sitz in der Europäischen Union.

Für den Betrieb der Rechenzentren nutzt der Anbieter außerdem Dienstleister, die er nicht als Auftragsverarbeiter einordnet, weil sie nur Räume und Infrastruktur bereitstellen.

Neue weitere Auftragsverarbeiter kündigt der Anbieter vorher in Textform an. Eine solche Änderung wird den Auftraggebern weitergegeben.

Dateiablage

• Zweck: Ablage der hochgeladenen Unterlagen
• Ort der Speicherung: Deutschland. Liegt die Ablage auf dem Server oben, gilt für den Zugriff dasselbe wie dort
• Anbieter: *steht noch nicht fest* – entweder auf dem Server oben oder bei einem gesonderten Speicheranbieter
• Auftragsverarbeitungsvertrag: bei einem gesonderten Anbieter vor Inbetriebnahme abzuschließen

E-Mail-Versand

• Zweck: Versand der Anforderungen, Erinnerungen und Kontoverwaltungs-Post
• Ort der Verarbeitung: Europäische Union
• Anbieter: *steht noch nicht fest*
• Auftragsverarbeitungsvertrag: vor Inbetriebnahme abzuschließen
• Umfang der Daten: Name und E-Mail-Adresse des Empfängers, Name der Kanzlei beziehungsweise des Maklerbüros, Bezeichnung des Vorgangs und der Link mit dem Zugangsschlüssel im Klartext. Wer ihn hat, kommt an die Unterlagen — bei Kanzleien zusätzlich nur mit dem Zugangscode. In Nachrichten an die Organisation selbst auch Namen von Mandanten. Keine Unterlagen, keine Dateiinhalte.

Fehlerüberwachung

• Zweck: Erkennen von Störungen
• Ort der Verarbeitung: Europäische Union
• Anbieter: *steht noch nicht fest*
• Auftragsverarbeitungsvertrag: vor Inbetriebnahme abzuschließen
• Umfang der Daten: technische Angaben zum Fehler — Datei, Zeile, Fehlermeldung. Variablen aus dem Programm werden nicht übermittelt. Zugangsschlüssel werden vor der Übermittlung überall im Fehlerbericht ersetzt. Eine Fehlermeldung kann im Einzelfall trotzdem Angaben aus einem Vorgang enthalten, etwa eine Bezeichnung.

Ausdrücklich nicht eingesetzt

Diese Liste ist Teil der Zusage und nicht bloß Auskunft.

• Keine Dienste künstlicher Intelligenz. Es gibt in dieser Anwendung kein Sprachmodell, keine Dokumentenerkennung, keine automatische Auswertung von Inhalten. Kein Dateiinhalt und kein Text aus einem Vorgang verlässt das System zu diesem Zweck.
• Keine Werbe- oder Auswertungsdienste. Kein Zählpixel, keine Reichweitenmessung, keine Einbindung fremder Schriftarten oder Skripte. Die Empfängerseite lädt nichts von fremden Servern.
• Kein Cloud-Virenscanner. Die Virenprüfung läuft auf dem eigenen Server. Es werden weder Dateien noch Prüfsummen an Dritte übermittelt; die Signaturen werden lediglich heruntergeladen.

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Hinweis: Sobald die Anbieter feststehen, gehören Firmierung, Anschrift und das Datum des Auftragsverarbeitungsvertrags hier eingetragen. Ohne diese Angaben ist die Liste unvollständig.

Dies ist ein Gerüst, keine fertigen Bedingungen. Es benennt, was zu regeln ist. Der Wortlaut gehört vor der Inbetriebnahme über den Tisch einer Anwältin oder eines Anwalts.

Wer diese Anwendung nutzen darf

Ausschließlich Unternehmen und Freiberufler — Anwaltskanzleien und Versicherungsmakler. Es handelt sich nicht um ein Angebot an Verbraucher.

Das ist keine Nebensache: Von dieser Einordnung hängen Widerrufsrecht, Gewährleistung und die Zulässigkeit einzelner Klauseln ab.

Was zu regeln ist

• Vertragsgegenstand und Leistungsumfang
• Zustandekommen des Vertrags, Laufzeit, Kündigung
• Preise, Fälligkeit, Zahlungsweise
• Pflichten des Kunden, insbesondere zur Rechtmäßigkeit der von ihm erhobenen Daten
• Verfügbarkeit und was bei Störungen gilt
• Haftung und deren Begrenzung
• Was nach Vertragsende mit den Daten geschieht — hier ist der Auftragsverarbeitungsvertrag maßgeblich
• Keine Archivierung im Sinne gesetzlicher oder berufsrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Die Anwendung ist Durchgangsstation. Die Aufbewahrung bleibt Sache des Kunden, der die Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder vor der Kündigung herunterlädt
• Änderungen dieser Bedingungen und wie darüber informiert wird

Was aus der Anwendung selbst folgt

Diese Punkte sind technische Tatsachen und sollten in den Bedingungen wiederzufinden sein:

• Der Kunde entscheidet, welche Unterlagen er von wem anfordert. Der Betreiber sieht die Inhalte nicht ein.
• Hochgeladene Dateien werden auf Schadsoftware geprüft. Was die Prüfung nicht freigibt, wird nicht ausgeliefert — auch nicht auf Wunsch.
• Ein Empfängerlink ist dreißig Tage gültig und jederzeit widerrufbar.
• Nach Ablauf der vereinbarten Aufbewahrungsfrist wird automatisch gelöscht.

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Hinweis: Dieser Text ist als Geschäftsbedingung nicht verwendbar. Er ist die Grundlage für das Gespräch mit einer Anwältin.

Dies ist ein Gerüst. Die technischen Angaben darin stimmen und stammen aus der Anwendung selbst. Formulierung und Vollständigkeit gehören vor der Inbetriebnahme über den Tisch einer Anwältin oder eines Anwalts.

Zwei Rollen, zwei Verantwortliche

Diese Anwendung wird von zwei Gruppen benutzt, und die Verantwortung liegt jeweils woanders.

• Für die Daten Ihrer Mandanten ist Ihre Kanzlei beziehungsweise Ihr Maklerbüro verantwortlich. Der Betreiber dieser Anwendung verarbeitet sie ausschließlich in ihrem Auftrag.
• Für die Daten der Konten — also Ihrer Mitarbeitenden, die sich hier anmelden — ist der Betreiber verantwortlich.

Wenn Sie als Mandant über einen Link Unterlagen hochladen: Ansprechpartner ist Ihre Kanzlei. Sie hat Ihnen den Link geschickt, und sie entscheidet, was mit den Unterlagen geschieht.

Welche Daten verarbeitet werden

Bei Konten

Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Rolle, Zugehörigkeit zu einer Organisation. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung zusätzlich das dafür nötige Geheimnis.

Bei Mandanten und Kunden

Die Angaben, die die Kanzlei erfasst — üblicherweise Name, Anrede und E-Mail-Adresse — sowie die hochgeladenen Unterlagen.

Beim Aufruf der Seiten

Ein Ereignisprotokoll hält fest, wer wann was getan hat. Die IP-Adresse wird dabei gekürzt und gehasht; die vollständige Adresse wird nicht gespeichert.

Was ausdrücklich nicht geschieht

• Keine Werbung, keine Reichweitenmessung, keine Zählpixel.
• Keine fremden Server. Die Seite, auf der Mandanten ihre Unterlagen hochladen, lädt nichts von außen — keine Schriftarten, keine Skripte, keine Bilder.
• Keine künstliche Intelligenz. Es gibt kein Sprachmodell und keine automatische Auswertung von Inhalten. Ihre Unterlagen werden nicht gelesen, um daraus etwas zu lernen.
• Keine Weitergabe an Dritte über die genannten Unterauftragnehmer hinaus.

Besondere Kategorien von Daten

Diese Anwendung ist nicht als führendes System für Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO ausgelegt. Ihre Kerntätigkeit ist Dokumentenlogistik: Unterlagen anfordern, entgegennehmen, prüfen und geordnet übergeben.

Ob im Einzelfall solche Daten verarbeitet werden, entscheidet der Verantwortliche — also Ihre Kanzlei oder Ihr Maklerbüro — durch die Wahl seiner Vorlagen und der einzelnen Positionen. Die Anwendung schreibt das weder vor noch schließt sie es aus.

Ein Beispiel dafür ist die mitgelieferte Vorlage „Sozialrecht Widerspruch": Sie sieht ärztliche Unterlagen als freiwillige Position vor, weil sie im Sozialrecht Gegenstand des Verfahrens sein können. Ob eine Kanzlei sie nutzt, ist ihre Entscheidung.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind so ausgelegt, dass sie auch für solche Daten angemessen sind. Es gibt bewusst keine abgeschwächte Fassung mit dem Argument, es seien ja nur gewöhnliche Daten.

Cookies

Nur die technisch notwendigen: eines für die Anmeldung, eines für den Schutz vor Formularmissbrauch. Beide sind für den Betrieb erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, und deshalb gibt es hier kein Cookie-Banner.

Wie lange gespeichert wird

Nach dem Löschkonzept: Unterlagen und Vorgänge werden nach Ablauf der vereinbarten Frist automatisch gelöscht. Das Ereignisprotokoll bleibt länger — es ist der Nachweis nach Artikel 5 Absatz 2 DSGVO und im Streitfall der Beleg, dass eine Unterlage angefordert wurde.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, und das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Als Mandant wenden Sie sich dafür an Ihre Kanzlei — sie ist verantwortlich, und sie hat die Werkzeuge dafür in dieser Anwendung.

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Hinweis: Angaben zum Verantwortlichen stehen im Impressum. Solange sie dort fehlen, ist auch diese Erklärung unvollständig.