Sicherheit

Was ich zusage – und was noch nicht fertig ist

Sie vertrauen mir Unterlagen Ihrer Mandanten an. Deshalb steht hier nicht „höchste Sicherheitsstandards“, sondern was technisch tatsächlich passiert. Jeder Punkt steht wortgleich in den technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Sie als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag bekommen.

Wo die Daten liegen

Ein eigener Server bei netcup, Rechenzentrum Nürnberg.
Datenbank, hochgeladene Unterlagen und Sicherungen liegen dort in einem verschlüsselten Bereich.
Wer sonst noch beteiligt ist, steht offen in der Unterauftragnehmerliste – einschließlich der Gesellschaften, die der Hoster selbst einsetzt.

Wer hineinsehen kann

Ihre Kanzlei sieht nur ihre eigenen Vorgänge. Die Trennung steckt nicht in einer Abfrage, die jemand vergessen könnte, sondern in der Struktur: Ein Zugriff ohne Organisationsbezug wird abgewiesen.
Zwei-Faktor-Anmeldung ist für Inhaber verpflichtend und lässt sich für alle übrigen erzwingen.
Es gibt keine offene Selbstregistrierung. Eine Kanzlei entsteht nur mit einem Code, den ich vergebe.
Fünf Fehlversuche bei der Anmeldung, dann fünfzehn Minuten Sperre.
Ein Ereignisprotokoll hält fest, wer wann welche Datei heruntergeladen hat. Es lässt sich nur anlegen, nicht verändern.

Was mit den Dateien passiert

Jede Datei durchläuft eine Virenprüfung, bevor sie jemand öffnen kann. Sie läuft auf dem eigenen Server: Keine Datei und keine Prüfsumme geht dafür an Dritte.
Ist die Prüfung nicht möglich, bleibt die Datei gesperrt. Im Zweifel gibt die Anwendung nichts frei.
Der Dateityp wird am Inhalt geprüft, nicht an der Endung. Eine umbenannte Datei kommt damit nicht durch.
Fotos vom iPhone werden in ein gewohntes Format umgewandelt, damit Ihre Kanzlei sie ohne Zusatzprogramm öffnen kann.

Der Link zum Mandanten

43 zufällige Zeichen. Raten ist aussichtslos.
In der Datenbank steht nur ein Streuwert. Wer die Datenbank liest, kann daraus keinen Link herstellen.
Der Zugangsschlüssel steht in keinem Protokoll – weder beim Webserver noch in der Anwendung.
Kanzleien können zusätzlich einen sechsstelligen Zugangscode verlangen, den Sie über einen zweiten Weg durchgeben. Dann nützt ein abgefangener Link allein nichts.
Der Link gilt begrenzt und lässt sich jederzeit widerrufen.

Löschen und Sichern

Abgeschlossene Vorgänge werden samt Dateien automatisch gelöscht. Die Frist stellen Sie ein, voreingestellt sind 24 Monate; vierzehn Tage vorher werden Sie erinnert.
Ein laufender Vorgang wird nie gelöscht, egal wie alt er ist.
Die Datenbank wird täglich gesichert, verschlüsselt, und jede Sicherung wird nach dem Erstellen probeweise zurückgespielt. Der Schlüssel zum Entschlüsseln liegt nicht auf dem Server.

Berufsgeheimnis

Für Anwaltskanzleien gilt § 203 StGB und § 43e BRAO: Wer an geschützten Informationen mitwirkt, muss in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen – und muss seinerseits jeden weiteren Dienstleister verpflichten. Diese Kette reicht vom Betreiber bis zum Hoster.

Daran arbeite ich gerade, und ich sage Ihnen offen, wo es steht: Der Entwurf des Auftragsverarbeitungsvertrags sieht die Klausel vor, der Standardvertrag des Hosters verpflichtet bisher niemanden auf das Berufsgeheimnis, und beides liegt derzeit einer Kanzlei zur Prüfung vor. Bis das geklärt ist, kommen keine echten Mandantendaten auf den Server.

Was noch nicht fertig ist

Die Anwendung ist noch nicht im Betrieb; die Rechtstexte sind Entwürfe und anwaltlich noch nicht geprüft.
Ein Dienst für den E-Mail-Versand ist noch nicht gewählt; die Auswahl hängt an derselben Verschwiegenheitsfrage.
Die Sicherung umfasst die Datenbank, nicht die hochgeladenen Dateien. Wohin diese gehören, ist noch nicht entschieden.
Die Sicherung liegt bisher auf demselben Server. Gegen den Verlust einzelner Daten hilft das, gegen den Verlust der Maschine nicht.

Diese Liste wird gepflegt und nicht beschönigt. Sie steht so auch in den technischen und organisatorischen Maßnahmen, Abschnitt 9.

Zum Nachlesen

Eine Frage, die hier nicht beantwortet ist?

Schreiben Sie mir. Wenn ich etwas nicht weiß, sage ich das, statt es zu umschreiben.

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